İhale komisyonu üyelerinin yetkilendirildiği hususlara ilişkin yapacakları tespitlerden ve alacakları kararlardan sorumlu oldukları, bu sorumluluk çerçevesinde ihale sürecinde yapılacak tespit ve alınacak kararlara ilişkin ihale komisyonu üyeleri tarafından düzenlenen ve imza altına alınan tutanakların esas alınması gerektiği, ihale komisyonunun oluşturulmasıyla veya komisyonun çalışmasıyla ilgili mevzuata aykırı bir durumun iddia edilmesi
single page feature image

  • Category :
  • Client : mbs ihale hukuku
  • Location :
  • Date :
  • Link :

İhale komisyonu üyelerinin yetkilendirildiği hususlara ilişkin yapacakları tespitlerden ve alacakları kararlardan sorumlu oldukları, bu sorumluluk çerçevesinde ihale sürecinde yapılacak tespit ve alınacak kararlara ilişkin ihale komisyonu üyeleri tarafından düzenlenen ve imza altına alınan tutanakların esas alınması gerektiği, ihale komisyonunun oluşturulmasıyla veya komisyonun çalışmasıyla ilgili mevzuata aykırı bir durumun iddia edilmesi

Toplantı No : 2020/035
Gündem No : 42
Karar Tarihi : 12.08.2020
Karar No : 2020/UH.I-1366

BAŞVURU SAHİBİ:

Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kütahya İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/385484 İhale Kayıt Numaralı “İl Sağlık Müdürlüğü ve Sağlık Tesislerine Ait 3 Grup Hbys Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kütahya İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 24.09.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “İl Sağlık Müdürlüğü ve Sağlık Tesislerine Ait 3 Grup HBYS Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.nin 30.06.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 03.07.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 09.07.2020 tarih ve 30483 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 09.07.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/1103 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) Aynı anda üç istekliye demonstrasyon yaptırılması nedeni ile komisyon üyelerinin tamamının demonstrasyon işlemlerine eşlik etmediği, söz konusu işlemin ihale komisyon üyelerince yapılmaması nedeniyle Şartname gereklerini karşılamayan isteklilerin demonstrasyon işleminden başarılı olarak geçtiği, gerçekleştirilen işlemlerin Teknik Şartname’nin 2.3’üncü maddesine aykırı olduğu, demonstrasyon sürecine katılan ihale komisyon üyelerinin nasıl belirlendiğinin anlaşılamadığı, söz konusu sürecin eksik toplanan komisyon üyelerince karara bağlandığı dolayısıyla eksik toplanan komisyon üyelerince yapılan değerlendirmenin geçerli olmayacağı, söz konusu süreçte tüm isteklilere eşit sayıda soru sorulmadığı bazı isteklilere 2 gün demonstrasyon yaptırılırken bazı isteklilere 3 gün gibi farklı sürelerde demonstrasyon yaptırıldığı, sonuç olarak demonstrasyon işleminin tüm komisyon üyeleri huzurunda yapılmadığı,

2) İhale uhdesinde bırakılan istekli ile ekonomik açıdan en avantalı ikinci isteklinin bir önceki demonstrasyonda Şartname’yi karşılamadığı gerekçesiyle ihale dışı bırakılmışken aynı Şartname ile tekrar yapılan demonstrasyon işleminden geçmesinin mümkün olmadığı, dolayısıyla en son gerçekleştirilen demonstrasyonda tamamen eşit muamele ilkelerine aykırı davranılarak karar alındığı, HBYS hizmet işine ait demonstrasyon değerlendirmesine katılan üyelerin söz konusu iş alanında uzman olduklarının resmi makamlarca onaylı belgelerle kanıtlanmasının zorunlu olduğu, sonuç itibariyla yanlış ve hatalı teşekkül ettirilen komisyonun ihale sürecine ilişkin tüm iş ve işlemlerinin hukuken yok hükmünde olduğu, ihale uhdesinde bırakılan isteklinin sunduğu sistemin Teknik Şartname’ye uygun olmaması nedeniyle demonstrasyon işleminin yeniden işin uzman kişilerce yapılmasının gerektiği,

3) Demonstrasyon işleminin Teknik Şartname’nin 2’nci maddesinde belirtilen düzenlemelere aykırı olarak gerçekleştirildiği, Bilfo Bilgisayar ve Bil. Sist. Ltd. Şti.nin teklif ettiği yazılımın; EK-1 Tıbbi Modüller Teknik Şartnamesi’nin 10, 3, 13.2, 20, 21.8, 21.9, 21.10’uncu maddelerini, EK-2 İdari Modüller başlığı altında yer alan Taşınır Mal Yönetim Modülü, Demirbaş Varlık Modülü ve Klinik Mühendislik Yönetim Sistemi maddelerini, EK- 8 Mobil uygulama modülünü ve EK-5 Görüntü Arşivleme ve İletişim Sistemi modülü altında tanımlanan özellikleri sağlamadığı, dolayısıyla ihale uhdesinde bırakılan isteklinin teklif ettiği sistemin söz konusu maddelere uygun olup olmadığının bilirkişi tarafından değerlendirilmesi gerektiği,

4) İhale komisyonunun 4734 sayılı Kanun’un 6’ncı maddesinde yer alan hükme aykırı olarak oluşturulduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1, 2 ve 3’üncü iddialarına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde ihale konusu hizmet işinin adının “İl Sağlık Müdürlüğü ve Sağlık Tesislerine Ait 3 Grup HBYS Hizmet Alımı” olarak belirtildiği, aynı Şartname’nin 19’uncu maddesinde teklif ve sözleşme türünün birim fiyat teklif ve sözleşme olarak belirlendiği görülmüştür.

Aynı Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Kısmi teklife ilişkin açıklamalar

20.2.1. 3 Grup” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Diğer Hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “47.1. İdare ihaleye giren firmalardan ekonomik açıdan en avantajlı fiyat teklifi veren firmadan başlamak üzere demontrasyon yapılacaktır. Demontrasyon teknik şartnamede istenilen kriterlere göre gerçekleştirilecektir.

Belge Kontrolden geçen ve yaklaşık maliyet altı olan bütün firmalar Demoya çağrılacaktır. Demoya katılan bütün firmalar demo için idarece belirlenen sürede veri aktarımlarını tamamlayıp demoya gelecektir.

Yüklenici firma işçi alınması, işçilere İş Kanunu’ndan doğan haklarının ödenmesi, işçi çıkartılması ve sair konularda tüm sorumluluk yüklenici firmaya ait olup, idare bu konuda sorumlu sayılmayacaktır. İdarenin bu konuda yapacağı her türlü ödeme yükleniciye rücu edilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin “Genel Hususlar” başlıklı 1’inci maddesinde “Demonstrasyon sırasında yazılımın çalışma sistemi ile altyapısı incelenecek olup, istenen yapıya uygun olmayan yazılıma sahip olmayan istekliler değerlendirme dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. Demonstrasyon işlemleri (demo) İdare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır.

2.2. Demo, İdarenin sağlayacağı mekanda yapılacaktır.

2.3. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya İdareden gerek görülen tüm personel katılabilir ancak karara katılamaz.

2.4. Demoya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılacaktır.

2.5. Yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporu tutulacaktır. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanakta imzadan imtina edilirse bu durum tutanakta açıkça belirtilecektir.

2.6. İsteklinin yapacağı yeterlilik demosu sonunda ihale komisyonundan yeterlik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en düşük;/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde yapılacaktır. Demo sonucuna göre yeterli görülen 1. ve 2. en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo yapmaları istenmeyebilecektir.

2.7 Teknik Şartname maddelerinde bulunan özelliklerin demoda gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeleri İsteklilerce karşılanacaktır.

2.8 MKYS, MEDULA,TİG, Sağlı.Net Online, Kızılay entegrasyonu gibi entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar İstekli tarafından önceden hazırlanacaktır.

2.9. Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen İsteklilerin demonstrasyonu geçersiz sayılacaktır.

2.10. İstekli, ihaleden önce demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite çalışması esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir.

2.11. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanlar üçüncü aşama için değerlendirilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı geçemeyenler doğrudan yetersiz sayılacak üçüncü aşama uygulanmayacaktır.

    1. Birinci Aşama-Veri Aktarım Yeteneği

1.1.1. Genel Müdürlük tarafından verilen “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Belgesi” sahibi olan İstekliler ihale sürecinde veri aktarımı ve teslimiyle ilgili demonstrasyonun bu bölümünden başarıyla geçmiş sayılacak ve bu yazılımlar için kendilerinden veri aktarım demonstrasyonu istenmeyecektir.

1.1.2. Veri aktarımı için ihaleden belge uygunluğunu sağlayan ve yaklaşık maliyetin altında kalan firma temsilcilerine tebligat yapılacaktır. Katılım sağlamayan ancak dosya gönderen isteklilere telefon, eposta ve EKAP üzerinden bildirim yapılacaktır. Bildirim tarihinden itibaren 3. gün (tatil gününe denk gelirse takip eden ilk iş günü) istekliler data aktarımı için gerekli cihaz ve malzemeleri ile idare tarafından gösterilen binada veri aktarımı için hazır bulunacaktır. Bu aktarımlar sağlaması için istekli yeterli kapasitedeki sunucu, enerji kablosu ve ek malzemeleri tedarik etmek zorundadır. İdare isteklilere 2019 yılının 2 aylık verilerini gizlilik sözleşmesini imzalamasına müteakip teslim edecektir. İsteklinin getirmiş olduğu cihazlar hiçbir suretle internet bağlantısı yapılmayacak olup, aktarımları idarenin belirlemiş olduğu lokasyonda yapacaktır. Bu iş ve işlemler için en fazla 7 takvim günü verilecektir. Bu işlem için istekliler 7 gün süresince 24 saat çalışma imkanı bulabilecektir. İsteklinin kendisinden kaynaklanmayan (elektrik kesintisi vb.) durumlarda tüm isteklilerin etkilenmesi sonucunda kaybedilen süre komisyon tarafından tüm isteklilere tanınacaktır. Aktarım demonstrasyonun bir parçası olduğundan 7 takvim günü içerisinde aktarımları sağlamayan istekliler demonstrasyondan geçmemiş sayılacaktır. İsteklinin getirmiş olduğu cihaz ihale demo süresi boyunca idarede saklanacak olup ihale sürecinin tamamlanmasına müteakip sunucu içerisindeki veriler silindikten sonra teslim alacaktır…” düzenlemesi yer almaktadır.

İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde istekliler tarafından teklif edilen yazılımların teknik değerlendirmesinin demonstrasyon (demo) yoluyla yapılacağı düzenlenmiş, Teknik Şartname’de demo işlemlerinin detaylarına yer verilmiştir. Buna göre demo işleminin üç aşamalı olarak yapılacağı, ilk aşama demo işleminin veri aktarımına ilişkin olduğu, veri aktarım demosu için idare tarafından 2019 yılına ilişkin 2 aylık verinin isteklilere teslim edileceği, demonun bu veriler üzerinden yapılacağı, birinci aşama veri aktarım demosunu tamamlayanların sonraki aşama demolara davet edileceği, yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve ilgili istekli tarafından imzalanmış demo raporunun tutulacağı, istekli tarafından herhangi bir sebepten dolayı tutanakta imzadan imtina edilirse bu durumun tutanakta açıkça belirtileceği düzenlemiştir.

Alımı yapılacak ürünlerin/yazılımların istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon işlemlerinde yetki ve sorumluluk ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde demonstrasyonda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesi mümkün bulunmamaktadır. Bu nedenle idarece demonstrasyon ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmaktadır.

Yapılan incelemede, 12.11.2019 tarihli ihale komisyon kararına göre, başvuruya konu ihalenin birinci kısmına beş isteklinin teklif verdiği, üç isteklinin teklifinin yapılan veri aktarımına ilişkin demo sonucunda teklif edilen yazılımın teknik şartnameyi karşılamadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, bu durum üzerine Sisoft Sağlık Bilgi Sis. Ltd. Şti., Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti., Bilfo Bilgisayar ve Bil. Sist. Ltd. Şti. tarafından Kuruma’a itirazen şikâyet başvurusu yapıldığı, 08.01.2020 tarihli ve 2020/UH.I-33, 2020/UH.I-34, 2020/UH.I-35 sayılı Kurul kararlarında “…İhale komisyonu tarafından tekliflerin değerlendirilmesi işlemlerinin, 4734 sayılı Kanun ile ikincil mevzuatta yer alan kurallar ile ihale dokümanında yer alan düzenlemelere göre yapılması gerekmekte olup, ihale dokümanın bir parçası olan Teknik Şartname’de yer alan düzenlemelere aykırı olarak, demo raporunun ilgili isteklinin imzasını taşımadığı veya raporda isteklinin imzadan imtina ettiğine dair herhangi bir şerhin bulunmadığı, ayrıca Teknik Şartname’de yer alan düzenlemeye aykırı olarak demo için ham datanın herhangi bir kısıtlamaya tabi tutulmadan isteklilere teslim edildiği, sadece VEM görüntülerinin iki aylık kısıtlanarak verildiği, demo raporundan da anlaşıldığı üzere her bir istekliye farklı sayıda soru sorulduğu ve bu durumun Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesinde yer alan temel ilkelerden eşit muamele ilkesine aykırılık teşkil ettiği, isteklilerin eşit şartlarda değerlendirilmediği anlaşıldığından, bu haliyle yapılan demo işlemine dayalı olarak ihalenin sonuçlandırılmasının mevzuata aykırı olduğu, ihalenin 1’inci kısmında veri aktarımına ilişkin demonstrasyon işleminin Teknik Şartname’ye uygun olarak yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır…” ifadelerine yer verilmek suretiyle, ihalenin birinci kısmında veri aktarımına ilişkin demonstrasyon işleminin Teknik Şartname’ye uygun olarak yeniden yapılması karar verildiği,

26.06.2020 tarihli düzeltici ihale komisyon kararından, Bilfo Bilgisayar ve Bil. Sist. Ltd. Şti., Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti., Panates Bilişim ve Tek. Tic. Ltd. Şti.,, Sisoft Sağlık Bilgi Sis. Ltd. Şti. tarafından idareye teslim edilen datalar ile ilgili sorular yöneltildiği, istekliler tarafından verilen cevapların değerlendirilmesi neticesinde data aktarım demonstrasyonunun başarılı olduğu, daha sonra demonstrasyon işlemlerinin ikinci basamağı olan program/modül demonstrasyonu için isteklilere davette bulunulduğu, ikinci aşamada demonstrasyona katılan tüm isteklerinin sunduğu sistemlerin Teknik Şartname’ye uygun olduğunun ifade edildiği, sonuç olarak Bilfo Bilgisayar ve Bil. Sist. Ltd. Şti.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif, Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.nin teklifi ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olduğu anlaşılmıştır.

İhale işlem dosyasında yer alan ihalenin birinci kısmına ait ihale uhdesinde bırakılan isteklinin sunmuş olduğu sistemin data aktarım demosuna ilişkin idare tarafından hazırlanan “Tutanak”ta, ihalenin birinci kısmına ilişkin data aktarım demosunun 11.06.2020 tarihinde tamamlandığı, söz konusu tutanağın ihale komisyonunun uzman üyeleri (3 üye) tarafından imzalandığının görüldüğü, söz konusu tutanakta “… Yukarıda yer alan sorular isteklinin rastgele söylemiş olduğu tarih ve sıra numarasına göre belirlenmiş ve sorular rastgele sorulmuştur. Sorulara verilen cevaplar neticesinde BİLFO isteklisi Data Aktarım demosunu BAŞARILI tamamlamıştır.” hususuna,

Düzeltici ihale komisyon kararında, veri aktarım demosunun incelenmesi neticesind “Bilfo Bilgisayar ve Bil. Sist. Ltd. Şti. isteklisine idarece teslim edilen datalar ile ilgili sorular yöneltilmiştir. Bu soruların cevapları istekliden kaşe ve imzalı şekilde alınmıştır. İsteklinin data aktarım demonstrasyonunda yeterli olduğu görülmüş; komisyon uzman üyeleri ve firma yetkilisi tarafından imza altına alınmıştır.” ifadelerine yer verildiği,

Öte yandan demonstrasyon işlemlerinin ikinci basamağı olan program/modül demonstrasyonu değerlendirmesinin 16.06.2020-19.06.2020 tarihleri arasında yapıldığı, demo sonucunun 19.06.2020 tarihinde teknik üyeler tarafından değerlendirildiği hususuna yer verildiği ve söz konusu raporun ihale komisyonun uzman üyeleri (üç kişi) tarafından imzalandığı, demo tutanağında “…Yapılan modül demonstrasyon çalışmasında programın teknik şartnamenin genel hükümlerini ve isteklinin vermiş olduğu 1.gruba ait teknik şartname hükümlerini karşıladığı görülmüştür.” ifadelerine yer verildiği,

İhale işlem dosyasında yer alan ihalenin birinci kısmına ait Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.nin sunmuş olduğu sistemin data aktarım demosuna ilişkin idare tarafından hazırlanan “Tutanak”ta, ihalenin birinci kısmına ilişkin data aktarım demosunun 12.06.2020 tarihinde tamamlandığı, söz konusu raporun ihale komisyonunun uzman üyeleri (3 üye) tarafından imzalandığının görüldüğü, söz konusu tutanakta “… Yukarıda yer alan sorular isteklinin rastgele söylemiş olduğu tarih ve sıra numarasına göre belirlenmiş ve sorular rastgele sorulmuştur. Sorulara verilen cevaplar neticesinde AKGÜN isteklisi Data Aktarım demosunu BAŞARILI tamamlamıştır.” hususuna,

Düzeltici ihale komisyon kararında, veri aktarım demosunun incelenmesi neticesinde “Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. isteklisine idarece teslim edilen datalar ile ilgili sorular yöneltilmiştir. Bu soruların cevapları istekliden kaşe ve imzalı şekilde alınmıştır. İsteklinin data aktarım demonstrasyonunda yeterli olduğu görülmüş; komisyon uzman üyeleri ve firma yetkilisi tarafından imza altına alınmıştır.” ifadelerine,

Öte yandan demonstrasyon işlemlerinin ikinci basamağı olan program/modül demonstrasyonu değerlendirmesinin 22.06.2020 – 25.06.2020 tarihleri arasında yapıldığı, demo sonucunun 25.06.2020 tarihinde teknik üyeler tarafından değerlendirildiği hususuna yer verildiği ve söz konusu raporun ihale komisyonun uzman üyesi tarafından imzalandığı, demo tutanağında “…Yapılan modül demonstrasyon çalışmasında programın teknik şartnamenin genel hükümlerini ve isteklinin vermiş olduğu 1.gruba ait teknik şartname hükümlerini karşıladığı görülmüştür…” ifadelerine yer verildiği,

Ayrıca yukarıda bashi geçen demo tutanağında “İtirazi kayıt ile imzalanmıştır. Kütahya İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 22.06.2020 ile 25.06.2020 tarihleri arasında yapılan HBYS demosuna aynı zaman diliminde 3 (üç) firma davet edilmiştir ve 3 firma aynı zaman diliminde demo gerçekleştirmiştir. İhale komisyonunda demomuza tam zamanlı olarak H.S. katılmıştır. Diğer komisyon üyeleri demoya tam zamanlı katılım sağlamamıştır.” şeklinde ifadelere yer verilerek, istekli tarafından söz konusu tutanağa şerh düşüldüğü,

Düzeltici ihale komisyon kararında “…İstekli Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. firması demo çalışmasına tam zamanlı olarak sadece bir uzman komisyon üyesinin katıldığını ve demonun diğer istekliler eş zamanlı yapıldığı yönünde demo tutanağına şerh düşmüştür. Teknik şartnamenin Genel Hususlar 2.Demonstrasyon ve İçerik başlıklı maddesinde “2.1 Demonstrasyon işlemleri (demo) idare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır.” “2.2 Demo idarenin sağlayacağı bir mekanda yapılacaktır.” “2.3 Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyon Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demoya idareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz” hükümlerinde de belirtildiği üzere demo işlemleri idarenin belirlediği mekanda; demoya çağrılan istekliler ayrı ayrı salonlarda; sosyal mesafe, maske, ve ateş ölçümü yapılarak demo işlemleri yapılmıştır. Demolara uzman komisyon üyesi ve hastanelerden gözlemci olarak personel katılmış ancak teknik şartnamede de belirtildiği üzere hastanelerden gözlemci olarak katılan personeller tutanaklara imza atmamış; demo tutanakları uzman komisyon üyeleri tarafından imza altına alınmıştır. Demo çalışmaları ile ilgili tüm süreçler kamera kaydına da alınmıştır. Pandemi nedeniyle ihale süreci yeterince geciktiği ve teklif geçerlilik süresinin dolmasına az bir süre kalması göz önüne alındığında ve mevcut hizmetin pazarlık usulü ile devam ettiği göz önüne alınarak, demo sürecinin hızlandırılmasına karar verilmiştir. Buna göre uzman üyelerin şartname hükümlerine göre dağılımları yapılmıştır. KİK uyuşmazlık kararlarında da demonstrasyon çalışmalarına tüm komisyon üyelerinin katılmamasının mevzuat açısından aykırılık teşkil etmediği, en az bir komisyon üyesinin imzasının bulunmasının mevzuata uygun olduğu, demonstrasyon işlemlerinin teknik şartnameye göre idarenin takdirinde olduğu belirtilmiştir. Kaldı ki söz konusu istekli firma demonstrasyonda başarılı olmuş, değerlendirme dışı bırakılmamış ve dolayısıyla herhangi bir hak kaybına uğramamıştır.” ifadelerine yer verildiği,

İhale işlem dosyasında yer alan ihalenin birinci kısmına ait Panates Bilişim ve Tek. Tic. Ltd. Şti.nin sunmuş olduğu sistemin data aktarım demosuna ilişkin idare tarafından hazırlanan “Tutanak”ta, ihalenin birinci kısmına ilişkin data aktarım demosunun 13.06.2020 tarihinde tamamlandığı, söz konusu tutanağın ihale komisyonun uzman üyeleri (3 üye) tarafından imzalandığının görüldüğü, söz konusu tutanakta “… Yukarıda yer alan sorular isteklinin rastgele söylemiş olduğu tarih ve sıra numarasına göre belirlenmiş ve sorular rastgele sorulmuştur. Sorulara verilen cevaplar neticesinde PANATES isteklisi Data Aktarım demosunu BAŞARILI tamamlamıştır.” hususuna,

Düzeltici ihale komisyon kararında, veri aktarım demosunun incelenmesi neticesinde “Panates Bilişim ve Tek. Tic. Ltd. Şti. isteklisine idarece teslim edilen datalar ile ilgili sorular yöneltilmiştir. Bu soruların cevapları istekliden kaşe ve imzalı şekilde alınmıştır. İsteklinin data aktarım demonstrasyonunda yeterli olduğu görülmüş; komisyon uzman üyeleri ve firma yetkilisi tarafından imza altına alınmıştır.” ifadelerine yer verildiği,

Öte yandan demonstrasyon işlemlerinin ikinci basamağı olan program/modül demonstrasyonu değerlendirmesinin 22.06.2020 – 24.06.2020 tarihleri arasında yapıldığı, demo sonucunun 19.06.2020 tarihinde teknik üyeler tarafından değerlendirildiği hususuna yer verildiği ve söz konusu raporun ihale komisyonunun uzman üyeleri (üç kişi) tarafından imzalandığı, demo tutanağında “…Yapılan modül demonstrasyon çalışmasında programın teknik şartnamenin genel hükümlerini ve isteklinin vermiş olduğu 1.gruba ait teknik şartname hükümlerini karşıladığı görülmüştür.” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

Söz konusu tutanak esas alınarak hazırlanan data aktarım demosuna ilişkin raporda yer alan tespitler çerçevesinde yukarıda bahsi geçen isteklilerin her birine 14 soru sorulduğu, istekliler tarafından sorulara verilen cevapların idare tarafından yerinde görüldüğü, sonuç olarak isteklilerin data aktarımlarının başarılı olduğu ve ayrıca data aktarımlarına ilişkin olarak da ekran görüntülerinin de ihale işlem dosyasında yer aldığı,

Demonun ikinci aşamasına, ilk aşamada başarılı olan Bilfo Bilgisayar ve Bil. Sist. Ltd. Şti., Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti., Panates Bilişim ve Tek. Tic. Ltd. Şti., Sisoft Sağlık Bilgi Sis. Ltd. Şti. ile devam edildiği, program/modül demonstrasyonu değerlendirmesinin uzman üyeler tarafından yapılarak imza altına alındığı, idare tarafından düzenlenen tutanaklara, Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti ile Sisoft Sağlık Bilgi Sis. Ltd. Şti. tarafından sunulan sistemlerin demosuna bir komisyon üyesinin katıldığı ifade edilerek şerh düşüldüğü anlaşılmıştır.

Demo yapılmasına ve demo kapsamında isteklilerce teklif edilen sistemlerin değerlendirmesine dair teknik belirlemenin takdir ve sorumluluğunun idareye ait olduğu, ihale işlem dosyası üzerinden inceleme yapılması nedeniyle iddiaya ilişkin değerlendirmenin dosya muhteviyatı ile sınırlı olduğu, idarece demo işleminin teknik kriterleri karşılayıp karşılamadığına yönelik yapılan değerlendirmenin denetiminin ihale işlem dosyası üzerinden yapılabilmesinin mümkün olmadığı sonucuna varılmıştır.

Teknik Şartname’nin 2.3’üncü maddesinde yer alan “2.3. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya İdareden gerek görülen tüm personel katılabilir ancak karara katılamaz.” şeklindeki düzenlemede, demoya ilişkin değerlendirmelerin ihale komisyonu üyeleri tarafından yapılacağının düzenlendiği, demonstrasyon değerlendirme tutanağı incelendiğinde demonstrasyonunu ihale komisyonu üyeleri ile istekli temsilcisinin katılımlarıyla gerçekleştiğinin anlaşıldığı, yapılan demonstrasyon işleminin söz konusu düzenlemeye uygun bir şekilde gerçekleştirildiği, kaldı ki bahse konu düzenlemeden demoya ihale komisyonu üyelerinin tamamının katılması gerektiği sonucunun çıkarılamayacağı da anlaşılmıştır.

Bu itibarla, demo yapılmasına ve demo kapsamında isteklilerce teklif edilen sistemlerin değerlendirmesine dair teknik belirlemenin ve o esnada yapılması gereken sorgulamaların takdir ve sorumluluğunun idareye ait olduğu, demonstrasyon ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirildiği ve demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunmadığı göz önünde bulundurulduğunda, idarece yapılan demonstrasyon değerlendirmesi neticesinde, Bilfo Bilgisayar ve Bil. Sist. Ltd. Şti., Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti., Panates Bilişim ve Tek. Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif edilen sistemlerin uygun bulunmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 4’üncü iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.

İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İhale yetkilisi ve ihale komisyonu” başlıklı 5’inci maddesinde “…5.2. İhale komisyonunun eksiksiz olarak ihaleyi sonuçlandırabilmesi için idarece yeterli sayıda yedek üyenin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çerçevede, yedek üyeler tespit edilirken ihale konusu işin uzmanları ile muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel yerine geçecek yedek üyeler mutlaka belirlenmelidir.

5.3. Yedek üyelerin asıl üyelerin taşıması gereken özellikleri haiz olması gerekir. Bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişi değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi ve herhangi bir nedenle asıl üyenin yerine geçen yedek üyenin geçerli mazeret durumları hariç ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerekmektedir.

5.4. İhale komisyonlarının idare personelinden oluşturulması gerekmekte olup, ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilecektir…

5.9. İhale komisyonu başkan ve üyeleri çekimser oy kullanamazlar ve verdikleri oy ve kararlardan sorumludurlar. Bu nedenle, çoğunluk görüşüne katılmayanların karşı oylarını ve gerekçesini komisyon kararına yazarak imzalamaları gerekmektedir. İhale komisyonunun eksiksiz toplanıp karar vermesi gerektiğinden, eksik üye ile ihale komisyon kararı alınamaz…” açıklamaları yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden, ihale komisyonunun en az beş ve tek sayıda kişiden oluşması ve bu kişilerden en az ikisinin ise ihale konusu işin uzmanı olması gerektiği, ihale komisyonunun eksiksiz toplanıp karar vermesi gerektiği, eksik üye ile ihale komisyon kararı alınamayacağı, ihale komisyonunun başkan ve üyelerinin çekimser oy kullanamayacağı ve verdikleri oy ve kararlardan sorumlu oldukları anlaşılmıştır.

İdare tarafından ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen belgeler incelendiğinde, idarenin 09.08.2019 tarih ve E.3109 sayılı yazısında ihale komisyonunun 7 asıl ve 7 yedek üyeden oluşturulduğu,

İhale komisyonu üyelerinin yetkilendirildiği hususlara ilişkin yapacakları tespitlerden ve alacakları kararlardan sorumlu oldukları, bu sorumluluk çerçevesinde ihale sürecinde yapılacak tespit ve alınacak kararlara ilişkin ihale komisyonu üyeleri tarafından düzenlenen ve imza altına alınan tutanakların esas alınması gerektiği, ihale komisyonunun oluşturulmasıyla veya komisyonun çalışmasıyla ilgili mevzuata aykırı bir durumun iddia edilmesi halinde bu durumun somut delillerle ispat edilmesi gerektiği anlaşılmıştır.

İhale işlem dosyasındaki belgeler üzerinden yapılan incelemede, idare tarafından ihale komisyonunun mevzuata uygun şekilde asıl üyelerinin ve yedek üyelerin belirlendiği, ihale komisyonu tarafından düzenlenen tutanakların asıl üyeler tarafından düzenlenip imzalandığı, netice itibarıyla başvuruya konu ihalede ihale komisyonunun oluşturulması ve çalıştırılmasıyla ilgili ihale işlem dosyasında yer alan belgelerde herhangi aykırılık bulunmadığı anlaşılmış olup, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,


Oybirliği ile karar verildi.