ihalede Tekliflerin değerlendirilmesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi karşılaştırılması ve değerlendirilmesi

Toplantı No 2022/023
Gündem No 4
Karar Tarihi 20.04.2022
Karar No 2022/UM.I-513

BAŞVURU SAHİBİ:

Ser-Med Tıbbi Cih. İth. İhr. Paz. San. ve Tic .Ltd. Şti.,

 

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Yüreğir Devlet Hastanesi Başhekimliği,

 

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/32080 İhale Kayıt Numaralı “Kit Karşılığı Tam Otomatik İmmünohistokimyasal Boyama Sistemi ve Sıvı Bazlı Otomatik Sistoloji Boyama Kiti Alımı” İhalesi

 

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Yüreğir Devlet Hastanesi Başhekimliği tarafından 02.03.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Kit Karşılığı Tam Otomatik İmmünohistokimyasal Boyama Sistemi ve Sıvı Bazlı Otomatik Sistoloji Boyama Kiti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Ser-Med Tıbbi Cih. İth. İhr. Paz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 22.03.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.03.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 31.03.2022 tarih ve 16078 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 31.03.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

 

Başvuruya ilişkin olarak 2022/338 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

 

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

 

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, Teknik Şartname’nin 3.1.5’inci maddesine uygun teklif vermedikleri gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, idare tarafından herhangi bir demonstrasyon talebinde bulunulmaksızın şikayet başvurularının reddedildiği, teklif ettikleri cihazın bu özellikleri karşıladığı, cihazın orijinal kullanım kılavuzunun 40, 111 ve 156’ncı sayfalarında bu hususun belgelendiği, cihazdan alınan ekran görüntüleri protokol sırasında kullanıcı tarafından ısı ayarı girişine imkan tanındığını, her lam için ayrı ayrı ısı kontrolünün olduğunu net bir şekilde gösterdiği iddialarına yer verilmiştir.

 

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

 

4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:…

9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları…” hükmü, 

 

“Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı  ile  birim  fiyat teklif  cetvellerinde  aritmetik  hata  bulunup  bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

 

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 26’ncı maddesinde “(1) Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin saptanması amacıyla öngörülecek değerlendirme kriterleri ve istenecek belgeler, rekabeti engelleyecek şekilde belirlenemez.

(2) Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur…” hükmü,

 

“Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde (1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir…” hükmü,

 

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “16.9. Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklaması,

 

“Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklamasına yer verilmiştir.

 

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’inci maddesinde “7.5.5. Bu Şartnamenin 7 nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz. 7.5.6. Teklif edilecek cihazlara ait katalog veya broşürler ihale dosyası ile birlikte sunulacaktır…” düzenlemesi,

 

Teknik Şartname’nin 3.1.5’inci maddesinde “Sistem reaksiyon stabilitesi ve hızı açısından ortam ısısı değişikliklerinden etkilenmeden lam altındaki ısıtma ünitesi ile preparat üzerindeki ısıyı kontrol etmelidir. Isı kontrolü her bir lam için ayrı ayrı kontrol edilebilmeli ve deparafinizasyon, enzim, antijen retrieval, in-situ hibridizasyon tekniklerine uyumlu olarak oda sıcaklığı ile 100 c arasında cihaz tarafından kontrol edilmelidir.” düzenlemesi,

 

27’nci maddesinde “Teklifleri değerlendirme komisyonu gerek gördüğünde firmalardan demonstrasyon isteyebilir. Demonstrasyon talep edildiği taktirde talep tarihinden sonraki üç iş günü içinde hastanemizdeki Patoloji Laboratuvarında demo yapılacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

 

Başvuru sahibi tarafından Leica Marka Bond-Max Model cihaz teklif edildiği, söz konusu cihaza ilişkin katalog sunulmuş olduğu, sunulan katalogda Teknik Şartname’nin 3.1.5’inci maddesinde belirtilen ısı kontrolünün her bir lam için ayrı ayrı kontrol edilebilmesine ilişkin bir bilgi olmadığı, ihale komisyonu kararında başvuru sahibi isteklinin teklifinin Teknik Şartname’nin 3.1.5’inci maddesinde belirtilen “ısı kontrolü her bir lam için ayrı ayrı kontrol edilebilmeli” ibaresine uygun olmadığı için değerlendirme dışı bırakıldığının belirtildiği görülmüştür.  Bu karar üzerine başvuru sahibi tarafından idareye yapılan şikayet başvurusu ekinde sunmuş oldukları kullanım kılavuzunda bu hususun açık bir şekilde görülebileceği ve kanıtlanabileceği, ayrıca hali hazırda hizmet verdikleri kuruluşların teknik şartnamelerinde de aynı düzenlemenin olduğu, cihazlarının bu maddeye uygun olduğunun kabul ve muayene komisyonları tarafından tespit edilmiş olduğu ifade edilmiştir.

 

İdare tarafından şikayete verilen cevapta; kullanım kılavuzunun incelenmesi ve bu cihazla çalışan merkezler ile yapılan görüşmeler neticesinde cihazın immünohistokimyasal boyama için gerekli protokol girişi sırasında kullanıcı tarafından ısı ayarı girişine imkan tanımadığının ve her bir lam için ayrı ayrı ısı kontrolünün mümkün olmadığının anlaşıldığı belirtilmiştir.

 

Başvuru sahibi tarafından teklif dosyasında sunulmayan ve şikâyet ekinde idareye sunulan belgeler (kullanım kılavuzu vb.) üzerinden değerlendirme yapılamayacağı gibi, ihaleyi gerçekleştiren idarece diğer idarelerden alınan bilgilere istinaden değerlendirme yapılmasının mevzuata uygun olmadığı anlaşılmaktadır.

 

İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde yer alan düzenleme uyarınca cihaza ilişkin kataloğun teklif kapsamında sunulması, anılan Tebliğ’in 16.9’uncu maddesi gereğince teklif ile birlikte katalog/broşür istenilmesi halinde yeterlik değerlendirmesinin bu belgeler üzerinden yapılması gerekmektedir. İdare tarafından ihale komisyon kararındaki değerlendirmenin teklif kapsamında sunulan belgeler üzerinden yapıldığı ve başvuru sahibi istekli tarafından sunulan kataloglarda Teknik Şartname’nin 3.1.5’inci maddesinde istenilen özelliğin sağlanmadığına yönelik tespite yer verildiği, başvuru sahibi isteklinin de teklif kapsamında sunulan katalogda istenilen şartın karşılandığına ilişkin bilgi bulunduğuna yönelik iddiasının bulunmadığı görülmüştür. Teklif kapsamında sunulmayan belgelerin tekliflerin değerlendirilmesinde dikkate alınamayacağı, demonstrasyon yapılarak teklifin değerlendirilebilmesi için demonstrasyona ilişkin düzenlemenin İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde yer alması gerektiği, ayrıca teklif kapsamında sunulan katalog üzerinden Teknik Şartname’de istenilen şartları karşıladığı anlaşılan cihazlar için demonstrasyon yapılabileceği hususları birlikte değerlendirildiğinde, başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına ilişkin işlemde ihale dokümanına ve mevzuata aykırılık bulunmadığı anlaşıldığından, başvuru sahibinin iddiasının reddi gerektiği sonucuna varılmıştır.

 

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

 

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

 

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

 


Oybirliği ile karar verildi.