BAŞVURU SAHİBİ:

Incotech Çözüm Sistemleri Dış Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Dilovası Belediyesi Destek Hizmetler Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/226972 İhale Kayıt Numaralı “Tablet Bilgisayar Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Dilovası Belediyesi Destek Hizmetler Müdürlüğü tarafından 07.04.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Tablet Bilgisayar Alımı” ihalesine ilişkin olarak Incotech Çözüm Sistemleri Dış Tic. Ltd. Şti.nin 25.04.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 26.04.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 06.05.2022 tarih ve 21747 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 06.05.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/479 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalede teklif dosyasında sunmuş oldukları, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar belgesinin uygun şekilde hazırlanmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı ancak ihale dokümanındaki çelişkili düzenlemeler ve idarenin eşit muamele ilkesine aykırı uygulamaları nedeniyle ihalenin sağlıklı ve hukuka uygun şekilde sonuçlandırılmasının mümkün olmadığı, iddiaya konu hususa ilişkin olarak İdari Şartname’nin 36’ncı maddesinde ve Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin ilgili maddesinde, istenilen belgelerin ve ürün örneklerinin sunulması için makul bir süre verileceğinin belirtilmesine ve ihalenin elektronik ihale olarak yapılması nedeniyle iddiaya konu belgelerin teklif ile birlikte sunulmasının teknik olarak mümkün olmamasına rağmen idare tarafından teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar belgesinin ve ürünlere ilişkin katalogların teklif ile birlikte sunulmasının talep edildiği bununla birlikte teklif ile birlikte kataloglarını sunmayan ve katalog bilgilerini Yeterlik Bilgileri Tablosu’na derç etmeyen isteklilerin teklifleri geçerli sayılırken, kendileri tarafından teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar belgesinin uygun şekilde hazırlanıp sisteme yüklenmediği gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldıkları, yine kendileri tarafından Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar belgesinin numunelerin istenmesi aşamasında sunulacağının beyan edildiği ancak söz konusu belgenin idare tarafından kendilerinden istenilmediği, ek olarak ilgili mevzuat hükümlerine aykırı şekilde tüm isteklilerden beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin ve numune örneklerinin sunulması talebinde bulunulduğu, aynı yazıda yeterlik kriteri olarak öngörülmeyen garanti belgelerinin de sunulmasının istendiği, bazı isteklilerin, idarece istenilen belge ve numuneleri eksik olarak sunması veya hiç sunmamasına rağmen anılan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmadığı, ihale komisyonu kararında yer almamasına rağmen idarenin, şikayet başvurusuna ilişkin cevabi yazısında, sunmuş oldukları numunenin uygun görülmediğinin ifade edildiği ancak numune talebine ve değerlendirmesine yönelik işlemlerin hukuka uygun olarak gerçekleştirilmediği, Teknik Şartname’nin 5.1’inci maddesinde isteklilerin numunelerini ihaleden önce sunacaklarının belirtildiği ancak İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde söz konusu numunelerin ihale gününden sonraki 3 iş günü içerisinde sunulacağının ifade edildiği, belirtilen düzenlemelerin çelişkili ve ilgili mevzuat hükümlerine aykırı olduğu, verilen numunelere ilişkin olarak gerçekleştirilen işlemin hatalı ve eksik olduğu iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Elektronik ihale” başlıklı 58/A maddesinde “… (8) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

(9) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde aşağıdaki esaslar dikkate alınır:

a) Diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır.

…

1) Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan veya numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Tablet Bilgisayar Alımı

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı: 989 Adet Tablet Bilgisayar Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Dilovası Belediyesi Destek Hizmetler Müdürlüğü” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.5.6. 1- İstekliler ihale dokümanı ekinde yer alan teknik şartnameye cevaplarını teklifleri ile birlikte sunmalıdır.

2- İstekliler teklif edecekleri ürüne ilişkin kataloğu pdf formatında olacak şekilde teklifleri ile birlikte sunmalıdır.

3- İsteklilerce teklif edilen ürüne ait 1 adet numune; ihale gününden sonraki en geç 3 iş günü içerisinde Dilovası Belediyesi Destek Hizmetler Müdürlüğüne teslim evrakı karşılığında teslim edilecektir.” düzenlemesi,

Yine aynı Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1. Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ya da diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Numune” başlıklı 5’inci maddesinde “5.1 Tablet bilgisayara ilişkin 1 (bir) adet numune kutu içerisinde, ihaleden önce Destek Hizmetler Müdürlüğüne numune teslim evrakı ile teslim edecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale dokümanında yer alan “Teknik Şartnameye Cevaplar ve Açıklamalar” başlıklı KİK015.5B/EKAP-M numaralı standart formda, 19 madde halinde teklif edilecek cihazlara ilişkin olarak açıklama istenen teknik özellikler, cevap ve açıklamalar ile ilgili maddede belirtilen teknik özelliğe ilişkin tevsik edici doküman bilgisinin yer aldığı tespit edilmiştir.

İncelenmekte olan ihalenin konusunun 989 adet Tablet Bilgisayar alımı olduğu, ihalede 11 adet ihale dokümanı indirildiği, 07.04.2022 tarihinde yapılan ihaleye 5 isteklinin katıldığı, başvuru sahibi isteklinin teklifinin, İdari Şartname’nin 7.5.6.1’inci maddesinde, yeterlik kriteri olarak belirtilen teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar belgesinin uygun şekilde sunulmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı ve ihalenin neticelendirildiği görülmüştür.

İddiaya konu Teknik Şartnameye Cevaplar ve Açıklamalar belgesine ilişkin olarak, İlgili Uygulama Yönetmeliği’nin 58/A maddesinin 9 numaralı alt maddesindeki genel düzenlemede, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine, diğer belgeler ile birlikte teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları için makul bir süre verileceğinin ifade edildiği öte yandan anılan maddenin 8 numaralı alt maddesindeki düzenlemede ise, idare tarafından ihale dokümanında istenilmiş ise teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirmenin beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılacağı ve bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan tekliflerin değerlendirme dışı bırakılacağının ifade edildiği anlaşılmıştır.

İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde, isteklilerden, ihale dokümanının ekinde yer alan teknik şartnameye cevaplarını teklifleri ile birlikte sunmalarının istendiği, anılan Şartname’nin 36.1’inci maddesinde ise, ilgili Uygulama Yönetmeliği’nin 58/A maddesinin 9 numaralı alt maddesindeki genel düzenlemeye yer verildiği, ihale dokümanının ekinde, “Teknik Şartnameye Cevaplar ve Açıklamalar” başlıklı KİK015.5B/EKAP-M numaralı standart formda, 19 madde halinde teklif edilecek cihazlara ilişkin olarak açıklanması istenilen teknik özellikler, cevap ve açıklamalar ile ilgili maddede belirtilen teknik özelliğe ilişkin tevsik edici doküman bilgisinin yer aldığı tespit edilmiştir.

İncelenmekte olan ihaleye 5 isteklinin katıldığı, başvuru sahibi istekli haricindeki 4 istekli tarafından ihale dokümanında yer alan “Teknik Şartnameye Cevaplar ve Açıklamalar” başlıklı tablonun doldurularak sunulduğu, başvuru sahibi istekli tarafından sunulan tabloda ise tüm satırların, “Cevaplar ve açıklamalar” ve “Tevsik edici doküman” kısımlarının “Teknik şartanameye cevap dosyaları numuneler ile birlikte idarenize tarafımızca teslim edilecektir.” ifadesi ile doldurulduğu, tabloda yer alan teknik özelliklerin karşılandığına ve bu hususun hangi doküman ile tevsik edildiğine ilişkin herhangi bir hususa yer verilmediği görülmüştür.

İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde, isteklilerden, teklifleri ile birlikte, teklif edecekleri ürünlere ilişkin katalogların pdf formatında sunmalarının istendiği ancak EKAP ortamında pdf formatında belge sunmanın teknik olarak mümkün olmaması nedeniyle idare tarafından anılan düzenlemenin dikkate alınmadığı ve teklif dosyasında pdf formatında katalog sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılan bir istekli olmadığı bu sebeple söz konusu düzenlemenin esasa etkili bir sonuç doğurmadığı anlaşılmıştır.

Yine iddiaya konu hususlara ilişkin olarak, Teknik Şartname’nin 5.1’inci maddesinde, teklif edilecek ürüne ilişkin bir adet numunenin, ihaleden önce idareye teslim edileceğinin belirtildiği bununla birlikte İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde söz konusu numunenin ihale gününden sonraki en geç 3 iş günü içerisinde teslim edileceğinin düzenlendiği, teklif edilecek ürünlere ilişkin numunenin idareye hangi tarihte teslim edileceğine ilişkin İdari Şartname ve Teknik Şartname’de yer alan farklı düzenlemelere rağmen idarenin numunelere ilişkin değerlendirme sürecini İdari Şartname’nin ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterlerini düzenleyen 7’nci maddesine uygun olarak yürüttüğü, ihaleden önce idareye numune teslim edilmediği gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılan bir istekli olmadığı, isteklilerin numunelerini, idarenin numune ve diğer gerekli belgelerin teslimi konulu ve 07.04.2022 tarihli yazıları üzerine idareye teslim ettikleri, belirtilen gerekçelerle idarenin Teknik Şartname’de yer verdiği düzenlemenin esasa etkili bir sonuç doğurmadığı anlaşılmıştır.

İdarenin 07.04.2022 tarihli yazıları ile isteklilerden numune ve diğer gerekli belgelerin teslim edilmesinin istendiği, söz konusu yazı üzerine başvuru sahibinin 12.04.2022 tarihinde numune ve diğer belgeleri idareye sunduğu, isteklinin sunmuş olduğu numuneye ilişkin olarak yapılan değerlendirme üzerine, ihale komisyonu üyeleri tarafından hazırlanan 13.04.2022 tarihli numune değerlendirme formunun hazırlandığı, anılan değerlendirme formuna göre açıklanması istenilen 19 teknik özellik arasından sadece 3 teknik özellik için olumlu değerlendirme yapıldığı, hazırlanan formda, 2 teknik özellik için olumsuz değerlendirmenin yer aldığı ve 14 teknik özellik için ise değerlendirme yapılamadığının belirtildiği görülmüştür.

Yapılan tespit ve incelemeler neticesinde; İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesindeki düzenleme doğrultusunda, isteklilerden, başvuru sahibinin iddiasına konu Teknik Şartnameye Cevaplar ve Açıklamalar belgesinin teklif dosyasında sunulmasının istendiği, anılan düzenleme ile söz konusu belgenin bir yeterlik kriteri olarak belirlendiği, yine bu düzenlemenin İlgili Uygulama Yönetmeliği’nin 58/A maddesinin 8 numaralı alt maddesinde yer alan hüküm ile uyumlu olduğu, ihale dokümanının ekinde yer alan ilgili standart formda, isteklilerin hazırlaması istenilen Teknik Şartnameye Cevaplar ve Açıklamalar belgesine yer verildiği, ihaleye katılan 5 istekli arasında, başvuru sahibi istekli haricindeki 4 isteklinin iddiaya konu belgeyi uygun şekilde hazırlamış ve idareye sunmuş olduğu, başvuru sahibi istekli tarafından sunulan tabloda ise bilgi sunulması istenilen tüm satırların “Teknik şartanameye cevap dosyaları numuneler ile birlikte idarenize tarafımızca teslim edilecektir.” ifadesi ile doldurulduğu, tabloda yer alan teknik özelliklerin karşılandığına ve bu hususun hangi doküman ile tevsik edildiğine ilişkin herhangi bir hususa yer verilmediği görüldüğünden başvuru sahibinin teklifinin anılan yeterlik kriterinin karşılanmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

İdarenin ihale sürecini ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak yürüttüğü, başvuru sahibinin iddialarına konu düzenlemelerin esasa etkili bir sonuç doğurmadığı, ihale sürecinde, başvuru sahibinin iddialarına ilişkin olarak yapılan işlemlerde, istekliler arasında eşit muamele edilmesi ilkesini zedeleyen bir hususun görülmediği, ek olarak başvuru sahibi isteklinin numunesinin katalog ve garanti koşullarına ilişkin yükümlülükleri yerine getirmediği idare tarafından belirtilmiş olmasına rağmen isteklinin teklifinin, Teknik Şartnameye Cevaplar ve Açıklamalar belgesinin uygun şekilde hazırlanmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı hususu da göz önünde tutularak başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.